Numerar tus facturas y corregir una ya enviada

Dos cosas que van juntas: darle a cada factura un número que no se repita y saber qué hacer cuando mandaste una factura con un error.

Numerar con una serie

Una serie es un prefijo y un contador: INV-0001, INV-0002, INV-0003. Cada factura nueva toma el siguiente número.

Para qué: cuando un cliente te escribe "sobre la factura INV-0042", los dos saben de cuál habla. Y cuando tu contador revisa el año, no tiene que adivinar cuál es cuál ni si falta alguna.

Factuvi asigna el siguiente número de tu serie cuando creas la factura, con lo cual no tienes que llevar la cuenta en una hoja aparte.

Cuando te equivocas en una factura enviada

Un fontanero en Chicago manda la factura INV-0042 por $1,180.00 y, al día siguiente, el cliente le avisa de que una línea de $200.00 no se hizo. La factura ya salió. ¿La borra y empieza otra?

Mejor no. Borrarla deja un hueco en tu numeración y el cliente ya tiene una copia con ese número. Lo que se hace es una nota de crédito (credit memo): un documento que corrige la factura original sin esconderla. Así quedan las dos a la vista, la factura y su corrección, y se entiende qué pasó.

También la puedes llamar factura corregida. Es lo mismo: no reemplaza a la original, la corrige.

Cómo se hace en Factuvi

  1. Abre la factura que quieres corregir.
  2. Crea la nota de crédito (credit memo) desde ella.
  3. Indica lo que se corrige y envíala por correo en PDF al cliente.
  4. Si hay que cobrar algo de nuevo, haz una factura nueva con el monto correcto, con su propio número.

Si todavía no has enviado la factura, no necesitas una nota de crédito: corrige la factura. Para repasar qué debe llevar la factura desde el principio, mira la guía de la factura.

Lo que Factuvi no hace

Una nota de crédito no devuelve dinero: la app no maneja cobros ni pagos. Si hay que devolverle algo a tu cliente, eso lo arreglas tú con él. Tampoco calcula cómo afecta la corrección a tus impuestos.

Esto no es asesoría fiscal. Para saber cómo tratar una corrección en tus impuestos, consulta a un contador (CPA) o a un preparador de impuestos. El IRS explica cómo se informa el resultado de un negocio en la página del Schedule C (Form 1040). Fuente: IRS.gov.

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Fran, fundador de trebede.com